PMP專題2——PMBOK之項目范圍管理的正確姿勢

發布時間:2018-10-26 文章來源:PMP專題2——PMBOK之項目范圍管理的正確姿勢

對于任何項目,項目最終的交付與驗收最重要的依據之一便是對范圍的確認和驗收,因此范圍的合理管理是項目成功關鍵?;叵胍幌挛覀冏约贺撠熁騾⑴c的項目,change order出現最多的情況便是范圍的變更。眾所周知,項目的change order是一件對甲乙雙方都費時費力而且可能有點“傷感情”的事,通過范圍管理可以合理控制change order的發生。因此我們十分有必要認真討論一下項目范圍管理。

在學習項目范圍管理之前,建議帶著如下問題:

1. 結合自己負責或參與的項目,如何進行項目范圍管理?

2. 項目范圍管理與其他知識領域的關系是什么?

3. 如何合理控制change order的發生?

       希望通過下面對范圍管理的學習和梳理,大家可以得到明確的答案。


項目范圍管理知識梳理

        PMBOK第五版中,項目范圍管理產生了13個子計劃中的2個子計劃(范圍管理計劃和需求管理計劃)、47個子過程中的6個子過程(規劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創建WBS、確認范圍、控制范圍)以及3大基準中的一個基準(范圍基準)。

       如何系統的學習和掌握這些內容,有一個口訣我認為對我們的理解很有幫助,即“三從四得”:

三從:

從過程想結果

從結果知輸入

從輸入選工具

四得:

一得文件/計劃

二得成果/數據

三得變更請求

四得因素/資產

掌握了 “三從四得”的口訣,對后面所有知識領域和過程的學習很有幫助。

項目范圍管理,概括而言就是下面這張圖:

       PMBOK指南中對每一個子過程均進行了詳細的講述,這里就不再贅述。我認為最重要的是,通過范圍管理的學習充分理解下面這句樸實的話:項目范圍管理包括確保項目做且只做所需的全部工作,以成功完成項目的各個過程。管理項目范圍主要在于定義和控制哪些工作應該包括在項目內,哪些不應該包括在項目內。

劃重點

       通過項目范圍管理的學習,需要重點掌握和理解如下問題:

1.范圍管理計劃和需求管理計劃的內容和區別?

       需求管理計劃描述在整個項目生命周期內如何分析、記錄和管理需求。包括:如何規劃 跟蹤和匯報各種需求活動。配置管理活動,需求排序產品測量指標及使用指標理由需求跟蹤結構

2.項目范圍說明書的主要內容及作用?項目章程和項目范圍說明書內容對比

        項目范圍說明書詳細描述項目的可交付成果,以及為提交這些可交付成果而必須開展的工作。

       項目范圍說明書也表明項目干系人之間就項目范圍所達成的共識,能夠使項目團隊開展更詳細的規劃,并在執行過程中指導項目團隊工作,他還為評價變更請求或額外工作是否超出項目邊界提供基準。   

        雖然項目章程和項目范圍說明書的內容存在一定程度的重疊,但它們的詳細程度完全不同。項目章程包括高層級的信息,而項目范圍書說明則是對項目范圍的詳細描述。

3.什么是WBS?工作包、規劃包、控制賬戶分別代表什么?分解的一般原則有哪些?

       WBS是對項目團隊為實現項目目標、創建可交付成果而需要實施的全部工作范圍的層級分解。創建WBS的目的是將項目可交付成果和項目工作分解成較小的,更易于管理的組成部分的過程。工作分解結構是以可交付成果為導向的工作層級分解,其分解的對象是項目團隊為實現項目目標提交所需可交付成果而實施的工作。       

        工作包:WBS最低層,計劃要完成的工作,可以以工作包安排進度 估算成本 和實施監控。

        為工作包建立控制賬戶,并根據賬戶編碼分配表示號,是創建工作分解結構的最后步驟。

        工作分解結構詞典是創建工作分解結構過程中產生并用于支持工作分解結構的文件。不同的可交付成果可以分解到不同的層次。某些可交付成果只需分解到下一層,即可到達工作包的層次,而另一些則須分解更多層。工作分解得越細致,對工作的規劃、管理和控制就越有力。但是,過細的分解會造成管理努力的無效耗費、資源使用效率低下、工作實施效率降低,同時造成WBS各層級的數據匯總困難。

4.范圍基準包含哪些內容?

       范圍基準是項目管理計劃的組成部分,包括:項目范圍說明書、工作分解結構、工作分解結構詞典。

5.確認范圍和質量控制的區別和聯系?

       核實范圍主要關注對可交付成果的驗收,質量控制主要關注可交付成果是否正確以及是否滿足質量要求。質量控制通常先于范圍核實進行,也可以兩者同時進行。

6.什么是范圍蔓延?如何來控制范圍蔓延?

       未經控制的產品或項目范圍的擴大(未對時間、成本和資源做相應調整)被稱為范圍蔓延。通常是未得到控制的變更。

       為有效控制范圍蔓延所有的變更 、推薦的糾正措施或預防措施都經過實施整體變更流程。

7.控制范圍和確認范圍的區別是什么?

       確認范圍是最終對范圍確認驗收??刂品秶琼椖繉嵤┻^程中對范圍變更的控制過程。

       控制范圍就是監督項目和產品的范圍狀態 管理范圍基準變更的過程,是對項目進行控制,就必須確保所有。

小議

        在項目過程中,甲乙雙方需要對項目邊界有明確認識,需要時刻監控項目范圍。因為范圍管理是后面進度管理、成本管理、采購管理等重要過程的基礎,項目范圍的失控很有可能導致項目整體失控。由于乙方項目經理需要負責對項目范圍、成本、進度進行整體把控,乙方項目經理對項目變更會顯得“斤斤計較”。有些時候甲方會提出一些超范圍的小需求,可能在甲方看來,這個需求可能花費的費用和時間并不多,但是乙方項目經理的“斤斤計較”卻會使客戶覺得沒有受到照顧和重視,積少成多、久而久之甚至于到“心累”的程度。這種情況下乙方項目經理是很受委屈的,乙方對變更的嚴格把控絕不僅只是對乙方自身的考量,而是對整體項目成本、進度和質量負責,這是乙方的“本分”。做好“本分”是乙方獲得甲方認可的根本依據。

       然而,要不要“鍍金”呢?從項目層面,項目范圍管理告訴我們做且只做份內之事;但是從市場競爭和客戶滿意的角度,就需要從公司層面授權是否進行適當“鍍金”,這就很需要公司的管理能力了。本人提倡適當 “鍍金”,畢竟客戶滿意是我們的服務理念。

        魯迅先生說:同意!


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